出展者のフォローとVIP対応

2016年06月26日

会場準備段階での出展者へのフォロー

展示会の運営サイドとして会場準備をする際に、特に重要な対応事項となるのが出展者のフォローとVIPへの対応です。

出展者のフォローとしては、事前に出展の申し込みを受け付けてから、会場準備に入るまでの間に展示スペースの割り振りや出展内容の確認などのやり取りが発生しますが、そうしたやりとりで共有した内容に基づいて、本番直前の会場準備の段階では、搬入物を搬入する時間帯や展示ブースの施工の際の大型車両が会場内に入れる時間帯などのスケジュールの管理が必要となります。

現場で発覚した出展者の課題に対する的確なサポート

また、出展者によっては会場で実際に準備をする段階や、展示会の本番が始まった後の段階になってから課題が発覚するという場合もあります。具体的には椅子や机をはじめとする器材類の不足や電源、通信用のケーブルといった配線類の増設、ブースの運営のためのスタッフの人員不足などといったケースが代表的な例です。運営サイドには出展者側にこのようなニーズが生じた際にできる限り的確に、そして迅速に対応することが求められます。

VIPの視察に対する対応

展示会の会場準備に際しての運営サイドのもう一つの大きな役割となるのが、展示会に来場するVIPへの対応です。

予めどのようなVIPが期間中に来場するのか、そしてそれらのVIPがどのような展示物やブースを視察したいのかといったVIPのニーズを把握し、関係する出展者と協議の上で、VIPにストレスを与えることなく、そしてその他の一般来場者にもできる限り負担をかけることなく、VIPが視察を行えるように、視察ルートの調整を行っておくことが大切なのです。

展示会の施工を手掛ける専門業者では、豊富な実績をもとに優れた施工を行っており、様々なアドバイスも期待できます。